Adjoint(e) aux projets

Principales tâches et responsabilités :

Gestion de projets :

• Ouverture des dossiers production sur le réseau et physique (chemise ou cartable) ainsi que dans le logiciel de gestion de projet Avantage
• Participation à la réunion de démarrage
• Envoi des documents de démarrage de contrat selon les exigences du client (cautionnement, informations de dénonciations, bon de commande signé, etc.)
• Demande des fiches techniques et dessins d’atelier des fournisseurs et sous-traitants
• Envoi et suivi des fiches techniques et dessins d’atelier
• Envoi et suivi des demandes de changement
• Préparation et transmission des échéanciers
• Envoi et suivi de toutes les correspondances requises pour le projet avec les divers intervenants (clients, professionnels, inspecteur, fournisseurs, sous-traitants, etc.)
• Émission des bons de commande
• Ouverture du chantier à la CNESST
• Ouverture du fichier de garantie auprès du fournisseur (Soprema, Fransyl, AMCQ, etc.)
• Préparation et envoi du programme de prévention
• Comptabilisation de la soumission (Gextim) et préparation de la ventilation du budget dans Avantage
• Inscription des dénonciations dans Avantage
• Préparation et suivi des demandes de paiement et certificats de paiement
• Préparation et transmission de la facture
• Suivi des recevables
• Validation des demandes de paiement des sous-traitants
• Préparation des quittances et/ou déclarations statutaires requises pour l’obtention de nos paiements
• Coordination avec la responsable de la comptabilité pour les quittances partielles et/ou finales des sous-traitants et fournisseurs
• Préparation des dossiers de fin de projet selon les demandes du donneur d’ouvrage
• Lettres de conformité CCQ et CNESST
• Quittances des sous-traitants et fournisseurs
• Garanties
• Plan tel que construit
• Manuel d’entretien
• Fermeture du chantier à la CNESST
• Préparation du costjob (nettoyage et reclassement des dépenses dans les bonnes activités) et impression du rapport de coût de projet pour le directeur de projet
• Archivage du dossier physique lorsque le paiement final (retenue) est reçu

Inventaire et gestion de produits :

• Comptabiliser les entrées et sorties d’inventaire dans Avantage
• Préparation et transmission des bons de commande

Compétences recherchées :

• Connaissance de la suite Office
• Connaissance du domaine de la construction (un atout)
• Sens de l’initiative et autonomie
• Sens de l’organisation du travail à accomplir, sens des priorités
• Rigueur et souci du détail
• Compétence en communication orale et écrite en français (obligatoire) et aisance en anglais

Conditions de travail :

• Horaire : lundi au vendredi - 8h30 à 16h30, avec 30 minutes pour dîner non rémunéré
• Vacances/congés : 2 semaines été, 2 semaines hiver
• Milieu de travail sain et agréable
• Salaire à discuter (selon expérience)